Die Vorteile einer verbesserten Transparenz werden mit der Sorge um eine missbräuchliche Weiterverwendung veröffentlichter Daten verbunden. Die Angst vor der Transparenz der sozialen Medien erhöht das Verlangen nach Sicherheit im Umgang mit veröffentlichten Informationen
Die sozialen Medien erzeugen durch ihre Beschaffenheit eine starke Transparenz. Veröffentlichte Beiträge gelangen in ein umfangreiches Netzwerk aus Usern, die Inhalte beliebig kommentieren, weiterempfehlen oder verlinken können. Social Media Plattformen basieren wesentlich auf der Einbindung der Nutzer. Infolgedessen ist es jedem Nutzer gewährt ist, Inhalte zu veröffentlichen – ohne Einschränkungen bezüglich Inhalt, Adressat oder Form des Beitrags.
Dieser Aspekt der vollständigen Öffentlichkeit stellt für viele Unternehmen einen Grund zur Besorgnis dar. Darin begründet etablieren viele Unternehmen Social Media zunächst nicht.
Experteninterviews , die im Zuge einer wissenschaftlichen Untersuchung durchgeführt wurden, unterstreichen diese Unsicherheit. Der Großteil der befragten Experten äußert sich kritisch gegenüber der Transparenz der sozialen Medien.
Besonders hervorgehoben wurde vermehrt die erhöhte Angriffsfläche der Social Media Plattformen. Die publizierten Informationen gelangen in eine breite Öffentlichkeit, die nach Bekanntmachung der Daten beliebig über diese verfügen kann. Die Mehrheit ist sich unsicher darüber, was nach der Veröffentlichung mit den eigens publizierten Informationen und den Informationen über das eigene Unternehmen, die andere verfassen passiert. Die Möglichkeit, dass die preisgegebenen Daten von anderen Usern kommentiert und weiterempfohlen werden könnten ist einerseits ein sehr positiver Effekt. Denn besonders interessante und von den Nutzern geschätzte Informationen können beträchtlich verbreitet werden. Andererseits kann in gleicherweise ein negativ kommentierter Beitrag an ein besonders breites Publikum weitergeleitet werden, sodass ein negativer Kommentar in gleicher Weise eine sehr große Öffentlichkeit erreichen kann.
Social Media Präsenzen erkennen Unternehmen die Möglichkeit ab, auf negative Beiträge unter Ausschluss der Öffentlichkeit zu reagieren. Die sozialen Medien leben davon, dass publizierte Inhalte unter Einbeziehung der gesamten Öffentlichkeit wahrgenommen und behandelt werden. Jeder User hat die Möglichkeit an der Reaktion und Vorgehensweise mit den Beiträgen beteiligt zu sein. Dies kann sowohl als Zuschauer, als auch, wenn gewollt als involvierter Schreiber oder Kommentator der Fall sein. Betont wird hierbei immer wieder, dass das Internet keinerlei Informationen vergisst oder unveröffentlicht macht. Was einmal publiziert wurde, bleibt für immer im Netz.
Die Eigenschaft der sozialen Medien eine transparente Öffentlichkeit zu schaffen erfordert einen sehr gewissenhaften Umgang mit Unternehmensinformationen.
Im Vorfeld der Planung der Social Media Präsenzen sollte im Rahmen der Strategieentwicklung festgelegt werden, wie die Inhalte der Social Media Aktivitäten ausgerichtet sein sollen. Inhalt, Form und Umfang der Beiträge sollten strukturiert geplant werden. Ausschließlich durchdachte Inhalte sollten publiziert werden, um das Risiko der Äußerung von Kritik durch User, oder gleichermaßen auch das Übersehen und Desinteresse an Beiträgen einzuschränken.
Unternehmen sollten demzufolge ausnahmslos Unternehmensdaten preisgeben, die für die Öffentlichkeit bestimmt sind und deren Inhalt sie als Unternehmen vertreten können. Die publizierten Informationen müssen durch einen hohen Wahrheitsgehalt gekennzeichnet sein und die Kommunikationsstrategie des Unternehmens in der Öffentlichkeit unterstützen. Inhalte, die in sozialen Medien veröffentlicht werden sollten die Glaubwürdigkeit des Unternehmens hervorheben und durch persönliche Kommunikation die Distanz zwischen Unternehmen und Kunden verringern.
Aus diesem Grund sollten die Unternehmensbeiträge durch klare und persönliche Formulierungen gekennzeichnet sein und dem Nutzer interessante Inhalte vermitteln. Social Media Präsenzen offerieren durch ihre bedeutende Transparenz die Möglichkeit, Glaubwürdigkeit und Kundennähe auszudrücken. Die Option gleichwohl Kritik zu äußern, die eine öffentliche Aufmerksamkeit findet, unterstreicht die Offenheit des Unternehmens und zeigt, dass das Unternehmen ehrlich und offen mit den Kunden kommunizieren will.
Für Unternehmen ist es erforderlich durch diese Faktoren die Transparenz der sozialen Medien für sich einzusetzen und als Chance zur erfolgreichen Umsetzung von Social Media im Unternehmen zu nutzen. Durch sorgfältige Planungen der Kommunikation sollte das Risiko des Scheiterns minimiert und die Vorteile des offenen Kommunikationskanals entdeckt werden.